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イベント事務局から 2017.02.24 Excelで情報共有―更新されたところだけ知りたい!

イベント事務局のせつです。私たちは日々の業務でExcelと向き合うことが多く、そこで使っているちょっとした小技がお役にたてればと、これから物語形式でご紹介します。
 
最初のお話は
 
「ガーン。同じファイルが2つ…どこが更新されているの??」
 
----------
 
ビッグリソフト株式会社 マーケティング部でイベント企画を担当するXさん。
 
私たちが主催するカンファレンスで事例を講演いただきたいユーザーさんたちへ、営業からアプローチしてもらうようにお願いしよう。
共有のファイルを用意して、ここで関係者と進捗状況を管理すればOKだね。
 
- 全体の7割くらい講演者が決まってきたところで -
 
集客用ウェブサイトの構築のため「そろそろ講演情報がほしい」と制作担当から連絡が。
最新情報をまとめたデータを送っておこう。
 
集客用のウェブサイトの公開がひとつの山場。
いよいよ、あと少しで全セッションの講演者が確定しそう!
追加情報が届いたから制作担当に送ろうかな。
 
…ん?A社からの発表は田中さんだったっけ。
関係者には「更新したら背景を黄色にするように」とお願いしたけど、ここは背景色が変わってないな。
 
う~ん…、念のために、前に送ったメールでファイルを確認しようかな。
あっ!やっぱり!!!黄色になっていないのに情報が更新されている!
他にも同じような箇所があるのかな。
あっ!ここもだ・・・。
 
ガーーーーーン。
困ったな、どうしよう。
どこが更新されているのか、ひとつひとつ見比べないといけないかもしれない。
 
★解説★
チームでファイルを共有していたり、誰かにファイルを渡して更新してもらったりすると、どこが更新されているのか分からなくなってしまうことがありますよね。
 
でも大丈夫!
ひとつのExcel ファイルに比較したいシートAとBを入れ、条件付き書式を設定するだけでOK。入力情報を比較して、情報が異なっているセルをハイライトするように設定することができるのです。

シートA                      シートB
  


 
[設定方法]
  1. ひとつのExcel ファイルに比較したいシートAとBを入れる。
  1. シート Aで、比較したいエリアを選択する(全選択でもOK)
  1. 条件付書式「新しいルール」を選択
  1. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
  1. 数式を設定する
    =INDIRECT("Bのファイル名を指定!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))<>比較したいエリアの左上のセル番号(全選択の場合はA1)を指定
  1. 書式を設定
 
難しいな…、と思った方へサンプルファイルを用意しました。
書式設定が解除されないよう、AとBのシートに比較したい情報を値貼りして
使ってみてくださいね。
 
イベント事務局担当 せつ
 
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