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イベント事務局から 2017.10.03 Excelの入力制限―原稿の文字数上限を設定する

イベント事務局のせつです。

私たちイベント事務局は、イベントを行うために必要な情報を集約する役割を担っています。

例えば、参加登録者の情報、講演内容や手配物の情報、協賛社の出展製品に関する情報、制作物に必要な情報、進行・運営に関する情報など、種類は様々です。これらの情報を一元管理して、的確に共有することがイベント準備を円滑に進めるポイントなのです。

以前、困ったことがありました。イベントに協賛するパートナー企業の製品情報を整理していたときのことです。

製品についての説明文を「200文字を目安にご用意ください」とお願いしていたのですが、届いた情報の中にかなり文字数をオーバーしている企業があったのです。WEBサイトに掲載する分には問題ありませんでしたが、当日来場者へ配布するパンフレットを制作していたときに問題が顕在化しました。

一社当たりの情報掲載スペースを決めていたのですが、文字数の多い企業の情報が掲載スペースに収まらない…。
長体をかけても、フォントサイズを落としても収まらない…。

結局、ご担当の方へ連絡して文字数の調整をお願いしました。

ここでの学びは、提出いただくタイミングで、文字数の上限を設定しておけば、
後ほど調整いただく、という手間をおかけせずに済んだということです。
(とはいえ文字数を考慮した製品説明文を作成するというのは難しいため、もちろんできる限りデザイン調整などで対応はしていきますが!)

そこで今回は、Excelで文字数を制限する方法をお伝えします。

 ①入力文字数を制限するセルを選択する。

 ②「データ」のタブから、「データの入力規則」を選択。

 ③設定のタブで、条件の設定-入力値の種類で「ユーザー設定」を選択。

 ④条件の設定-数式に「=LENB(入力制限するセル)<=半角で入力したときの最大入力可能文字数」を入力。

 ⑤エラーメッセージのタブにある「エラーメッセージ」に規定文字数以上を入力したときのメッセージを入力。
 例えば、「●●●文字以下で入力してください。」など。

 ⑥OKを押したら、設定完了。

ちなみに、(残念ながら)上記の設定だとセル内での改行を「半角1文字」とカウントします。
セル内での改行を考慮するには少しだけ複雑に計算式を組む必要があります。改行を考慮したサンプルを添付しますので、よろしければご使用くださいね。

イベント事務局担当 せつ
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